予定管理が下手な人～！スケジュールは「1日単位」よりもっと狭い範囲で「見える化」しよう！

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スケジュールの「見える化」には、スモールスタートがオススメ

時間を効率的に使うにはやるべきことを視覚化するのがいい！

こんな話を聞いたことはありませんか？

しなければいけないことを視覚化、つまり見える化しておけば、
「予定をうっかり忘れてしまう」ことが防げる、
予定をずっと覚えておかなくていいから脳の負担が軽くなる、
などのメリットがあります。

スケジュールを「見える化」することはいいことです。

そうは言っても、いきなり1日のスケジュールを書き出していくのって大変ではないでしょうか？

スケジュールを「見える化」するためには、実際に書き出す前に、まず自分が普段やっていることを漏れなく把握し、整理しなければいけません。

「ついうっかり忘れてしまった」をなくすためには、毎日の業務を漏れなく把握する必要があります。
その把握のためには、一つ一つの作業を細かく書き出していかなければなりません。

書き出していくとわかることですが、一日の作業を細かく書いていくと案外「やらなければいけないこと」の数の多さに圧倒されてしまいます。

だから、いきなり一日単位でスケジュールを見える化するのは難しいので、まずは慣れるためにもっと細かい単位で見える化することから始めてみる、つまりスモールスタートがオススメなのです。

どの範囲から「見える化」すればいいのか？

 
一日単位だとやることが多いので慣れないうちは「見える化」しようとしても上手く行きません。そのため、もっと細かい範囲で「やるべきこと」を書き出して視覚化する必要があります。

では具体的にどのくらいの細かい範囲で考えればいいのか？を以下、順を追って紹介します。

• まず、休日か平日のどちらのスケジュールを見える化するか決める

なぜ休日か平日か、を分けて考えるのかというと、同じ時間帯でも休みの日と会社のある日では時間の使い方が違う場合があるからです。


例えば、朝の6時から7時まで。会社のある日は身支度で忙しい人も、休みの日だとコーヒーでも飲みながらゆったり朝食をとっているなんてことはありませんか？もしかしたらまだ夢の中という人もいることでしょう。


このように同じ時間帯でも休日か平日かで時間の過ごし方が違うため、まずはどちらか片方でスケジュールの見える化の経験を積むほうがベストです。


今回は平日（会社のある日）を選んだ場合の「見える化」をさらに掘り下げていこうと思います。

• 一日を朝／昼／夜に分けて、どれか一つを選ぶ

朝昼夜のうち、どれを選ぶかはご自身の好きなもので結構です。

・やることが少ない時間帯
・やることはそれなりに多いけど作業内容や進め方はすぐに思い出せる時間帯
どちらを選んでもかまいません。

• 朝昼夜のどれか一つを選んだら、さらに細かく分けましょう

例えば、朝の作業であれば

・起床直後に毎日やっていること
・自宅を出る直前までにやっていること
・家を出発してから会社に到着するまでにやっていること

というように細かく時間帯を分けてください。
そしてそのうちのどれか一つを選んで、日々の作業を書き出してみてください。

例えば、朝の作業のうち「家を出発してから会社に到着するまでにやっていること」だけを書き出してみるのです。

家を出発してから会社に到着するまで
やってること、か～
マンションの玄関を出て、駅まで歩いて
地下鉄乗って、会社の最寄り駅に着くまで
電子書籍読んでるなあ。
駅についたら会社まで歩いてる

こういった感じで限られた範囲の時間帯で毎日やっていることを思い出し、一つ一つ細かく書き出してみてください。

作業にかかる時間は後回しでいい

7:00-7:20　朝食
7:20-7:30　片づけ

というように作業にかかる時間まで細かく書き出していく方法もありますが、あまりオススメしません。

なぜなら、
・いつも必ず決めた時間どおりに事が運ぶわけではない
・時間の見積もりが間違っている場合がある
からです。

まずは、いつも必ず決めた時間どおりに事が運ぶわけではない、ということについて。

例えば朝食の時間について考えてみてください。
いつもは20分以内で食べ終わるものの、日によっては10分もかからなかったり、30分もかかってしまう、なんてことがあります。

毎日必ず同じ時間だけ使うとは限らないのです。

例外を予想していって全部の可能性を書いていくのは大変ですし、まず不可能です。

したがって、例外がある以上、かかる時間まで細かく書き出していくのはやめておいたほうが無難です。

次に、時間の見積もりが間違っている場合があることについて。

これはアスペルガーの人に見られる特性なのですが、「時間の見積もりが苦手」というものがあります。

ある作業をするのにどのくらいの時間をかけたらいいのかわからない、
または時間を予想できても、その予想が間違っていることがある
といった事態になることがアスペルガーさんには起こりうるのです。

時間を見積もっても、実現不可能な時間配分だったりするのです。

想像力が困難なことから、例えば、5時間は最低でもかかる作業を2時間で終わるだろうと見積もってしまう、なんてことがあるのです。

作業にかかる時間を予測できない、予測しても間違っている場合がある

こういった理由から、「見える化」する際にはかかる時間を書くのはひとまず置いて、まずは何をしているか、だけを詳細に洗い出していくほうがオススメです。

なぜ細かい時間帯に分ける必要があるのか？

一日を細かく分けてルーチンワークを見える化するのには理由があります。

それは、

• ①自分の取り掛かりやすい時間帯から「見える化」できる
  ②やるべきことを漏らさず書き出すことができる

という理由です。

①自分の取り掛かりやすい時間帯から「見える化」できる

朝、目が覚めてから夜寝るまでを順番に書いていくのも一つの手ですが、朝の作業を書き出していくだけで疲れてしまい、昼と夜のルーチンワークを書き出す集中力がなくなってしまった…なんてことになりかねません。

また、「昼にやるべきことは書き出すのが簡単だけど朝のやるべきことを書き出すのは難しい」という人の場合、無理に時間の流れと同じ順に作業を書き出そうとしてもやる気がなくなってしまいます。

まずは自分の取り掛かりやすい時間帯から見える化に挑戦する。これが時間帯を細かく分ける理由の一つです。 

②やるべきことを漏らさず書き出すことができる

時間帯を細かく分けたほうが作業の洗い出しがしやすくなります。

毎日のやるべきことを「見える化」するためには漏れをなくすためには、やっていることを細かく洗い出す作業をしなければなりません。

そこで、いきなり「さあ、ルーチンワークを思いつくまま書いていってください」と言われてもどこから考えていいかわかりませんよね。

例えば、「料理名を5個言ってください」と指示されるよりも、
「中華料理を5個言ってください」と言われたほうが思いつきやすくありませんか？

同じようにいきなり「1日の仕事を思いつくままにとりあえず書き出してください」と言われるよりも「平日、会社の到着してから朝礼が始まるまでに毎日やっていることを書き出してください」と言われるほうが簡単ではないでしょうか？

あえて範囲を限定させることで、いつもやっている作業を詳細に思い出しやすくなるのです。

したがって、一日を細かい範囲に分けることは、意識を向ける範囲を限定させて作業を漏れなく思い出させるために有効なのです。

具体例

参考までに私の場合、「家を出発してから会社に到着するまでにやっていること」を見える化すると以下のようになります。

• ・玄関を出る
  ・エレベーターでマンションの玄関まで降りる
  ・徒歩で駅まで向かう
  ・地下鉄の片道きっぷを買う
  ・改札を通る
  ・地下鉄が来るのを待つ（その間ネットサーフィン）
  ・地下鉄に乗る
  ・会社の最寄り駅に着くまで本を読む
  ・会社の最寄り駅到着
  ・コンビニで水を買う
  ・会社まで歩く
  ・会社に到着

といったようになります。
限られた範囲の時間帯であっても、実際に細かく書き出してみると意外にもやることが多くて少し驚いてしまいます。

だから、まずは慣れるためにも範囲を限定させて「見える化」をしていくのがベストなのです。

まとめ

スケジュールを「見える化」するなら、まずは特定の時間帯から挑戦してみよう！

【方法】

• ①休日か平日か、を選ぶ
  ②朝昼夜のどれかを選ぶ
  ③選んだ時間帯を更に細かく分ける
  ④細かく分けた時間帯の「やるべきこと」をまずは「見える化」してみる
  注意：作業にかかる時間を書くのはスケジュールを「見える化」するのに慣れてから。

慣れないうちはいきなり1日単位でスケジュール管理していくのは大変です。まずは1日を細かく分けていき、特定の時間帯でのやるべきことを「見える化」していき、慣れてきたら徐々に範囲を広げていきましょう。